根据中央国务院、省委省政府相关文件规定，为方便各市外办、省直机关、事业单位、人民团体、国有企业及中央驻琼机构等申办单位办理因公出访手续，在省外办外事公共服务大厅和省外办官网提供《办理因公出访申请、护照、港澳通行证须知》。
一、办理因公出访事项实行专办制度
办理因公出访申请、因公护照、港澳通行证的相关手续，实行专办制度，申办单位须指定专办员办理。如专办员因故不能前往，申办单位须出具公函，委托代办人员（携带身份证）办理。专办员须向代办人员交接好办理手续的相关事项，如出现问题由专办员负责。
二、专办窗口承办事项
（一）因公护照通行证窗口：负责接收因公护照、港澳通行证申办材料；发放和回收因公护照、港澳通行证。
（二）指纹采集、APEC卡窗口：负责因公出国人员签名、指纹的采集和APEC商务旅行卡的受理。
（三）因公出访审批窗口：负责接收因公出访请示材料，制作、网上发布因公出国赴港澳任务批件、任务确认件等。
专办员在申办护照、港澳通行证材料齐全后，送交省外办“因公护照通行证”窗口，经审查合格后，省外办出具《护照（通行证）受理通知单》。
三、因公出访申请材料及要求
（一）双跨团组事先请示材料
中央部委、外省双跨团组征求意见函，组团单位请示报告（培训团组提供国家外专局培训项目计划批文）、日程安排、费用预算清单、参团单位关于拟选派人员的说明函。
（二）因公出访正式请示材料
1.市厅级团组
（1）因公出访请示件
内容主要包括人员名单、出访国家、出访任务、出访时间、邀请函、个人批次限量、公示情况、经费来源和审核情况等要素，以及落实省委省政府临时要求情况。
请示公文附件为：外方邀请函（含译文）和日程安排。
（2）向分管省领导的请假报告及批示复印件1份。
（3）《因公临时出国人员备案表》原件1份。
2.县处级及其以下级团组
通过网上申报系统填报《因公出访申报表》即可。
3.特殊情况需提供其他材料的
（1）参团人员所在单位同意函原件1份。仅“双跨”团组提供。
（2）组团单位因公出访任务通知书原件1份。仅参加中央组织的“双跨”团组提供。
（3）国家外专局出国（境）培训“审核件”（或“批件”）复印件1份。仅因公出国（境）培训团组提供。
（4）中央主管部门的批复意见复印件1份。仅涉及依文件规定须事先报请中央主管部门批复的团组，包括我省自组的立法、司法、公安、民族、宗教等敏感领域团组，杂技团组、部分文艺演出等团组。
（5）省教育厅审核同意函1份。省教育厅直属高校校级领导以专家学者身份开展学术交流活动，由高校直报省外办审批，需提供此函。
（6）省国资委审核同意函1份。省管企业领导班子副职及委属企业领导班子成员因公出访，由企业直报省外办审批，需提供此函。
需说明的事项：
在省外办向省委、省政府报送市厅级以上出访请示件之前，申办单位须将市厅级以上人员的因公出访正式请示材料原件1份送达“因公出访审批”窗口。
处级以下人员因公出访，申办单位在领取护照、通行证时，须将因公出访正式请示材料原件1份补送至“因公出访审批”窗口。
四、护照通行证申办材料
（一）《出国赴港澳任务批件》或《出国赴港澳任务确认件》原件1份（实行“同步办照”团组申办时可不提供）
（二）《因公临时出国人员备案表或因公临时赴港澳人员备案表》原件1份
（三）身份证和户口本的复印件1份（查验身份证原件）
（四）申请人签名、指纹和面像的采集及近期照片1张
（五）打印的《因公电子护照申请表》或《因公赴港澳通行证申请卡》每人1份
（六）打印的《申请出国签证事项表》一式2份（免办签证、赴港澳、随中央部委和外省双跨团组仅需1份）
下列情况还需另外提供的材料：
1.我省人员参加中央部委、外省双跨团组的，须提供中央部委、外省的《出国、赴港澳任务批件》和《出国、赴港澳任务通知书》复印件1份。
2.中央部委、外省人员随我省团组出访的，须提供中央部委、外省的《出国、赴港澳任务确认件》1份和出访人员的有效护照。
3.出国（境）培训团组，须提供国家外国专家局的批件或审核件1份。
五、证照领取
“同步办照”团组须提供《因公出国赴港澳任务批件》或《出国赴港澳任务确认件》，确认无误后发放证照。
1.前往港澳的团组，专办员凭《通行证受理通知单》在“因公护照通行证”窗口领取通行证。
2.参加中央部委、外省双跨的团组，专办员凭《护照受理通知单》在“因公护照通行证”窗口领取护照，如首站前往免办签证、落地签证国家的团组，一并领取出境证明。
3.本省自组团前往免办签证、落地签证国家团组，专办员凭《护照受理通知单》在“因公护照通行证”窗口领取护照和出境证明。
4.需办理签证的团组，专办员凭《护照受理通知单》，到“因公签证”窗口办理签证手续。办完签证的团组，护照在“因公签证”窗口领取。
办理电子签证的团组，出境证明在“因公签证”窗口领取。
需办理签证的团组中首站有免办签证的人员，在团组办完签证后，其出境证明在“因公签证”窗口领取。
六、证照的检查
专办员在领取护照（出境证明）、通行证时，须检查证件的有关内容。
（一）因公护照的检查
翻开资料页，检查姓名（含汉语拼音）、性别、出生日期、出生地点、个人签名、相片是否正确，是否过塑胶膜。
获得签证的团组，还应检查签发的签证信息与持照人资料是否一致，允许入境和停留的时间等。
（二）港澳通行证的检查
1.翻开最后一页，检查姓名（含汉语拼音）、性别、出生日期、出生地、相片是否正确，是否过塑胶片。
2.第一面，是否有授权人签名，并盖签发地章以及“国务院港澳事务办公室因公往来港澳通行证专用章”。
3.检查签注页上姓名是否正确，赴港澳访问签注天数是否与批准天数一致，是否有授权人签名，左下角是否盖有“国务院港澳事务办公室因公往来港澳通行证专用章”。
4.赴港工作签注，还要检查其工作签注号是否正确，备注页是否盖蓝色备注章及“国务院港澳事务办公室因公往来港澳通行证专用章”。
（三）出境证明的检查
检查第一出访地是否为免办签证和落地签证国家，以及是否出访实行电子签证国家（澳大利亚等），如是，则必须办理“出境证明”，团组出境时须向边检部门提供。
领取“出境证明”后，要检查“出境证明”中出访国家的名称、出访次数、签证的种类、有效期以及团组人员的姓名和护照号码等是否正确。
七、办理时限及费用
（一）因公出访申请办理时限
请示材料齐备且符合规定的，市厅级请示件，省外办在3个工作日完成审核事项，报省委省政府审批；处级及以下请示件，省外办在3个工作日完成审批事项。
请示材料有问题的，省外办将审核意见在上述承诺时限内一次性告知申办单位。
（二）因公护照、港澳通行证办理时限
办理护照、港澳通行证一般为3个工作日。
重点团组和紧急团组可申请当日办结或一个工作日内办结。
问题团组，在两个工作日内电话和短信通知申办人。